Die wichtigsten Zutaten für ein erfolgreiches Kick-Off Event

In diesem Blogbeitrag gebe ich dir Tipps, damit dein Kick-Off Event, das den emotionalen Start in das Geschäftsjahres oder in eine neue Periode darstellt, erfolgreich wird.

Durch meine jahrelange Erfahrung als Moderator und Keynote Speaker hatte ich die Gelegenheit bei vielen Kick-Off Events mit dabei zu sein. Da ich immer wieder Dinge gesehen habe, die wunderbar funktionierten und andere, die durchaus verbesserungswürdig gewesen wären, schreibe ich in diesem Artikel darüber, wie dein Kick-Off Event herausragend wird!

Was ist ein Kick-Off Event?

Die Kick-Off Veranstaltung zu Beginn eines Jahres ist für jedes Unternehmen der Startschuss in ein neues Geschäftsjahr. Während der Auftaktveranstaltung werden nicht nur neue Ziele und Projekte präsentiert, sondern auch wichtige Kontakte zwischen Projektteilnehmer, Mitarbeitern und zu neuen Geschäftspartnern geknüpft.

1. Was ist das Ziel deiner Kick-Off Veranstaltung?

Meist soll die Jahresauftakt-Tagung die Mitarbeiter auf ein neues Ziel einschwören. Bei diesem Event werden oft Strategiewechsel oder ein spezifischer Fokus für die kommende Unternehmensperiode (oft ein Jahr) kommuniziert. 

Das angestrebte Resultat des Kick-Off Events sollte sich aus deinem Jahresziel ableiten. Ein wichtiger Tipp: frage dich, mit welchem Gefühl die Beteiligten nach Hause gehen sollten. Gib der Auftakt-Veranstaltung einen aussagekräftigen Namen. Ein Motto, indem sich das Veranstaltungsziel widerspiegelt und sich wie ein roter Faden durch die ganze Veranstaltung zieht. 

2. Wen willst du erreichen?

Genauso wichtig wie die Frage nach dem Ziel, welches du erreichen willst, ist die Frage, wen du mit deinem Event ansprechen möchtest. Unternehmen veranstalten die Kick-Off-Tage für ihre gesamte Belegschaft, nur das Management oder die projektbeteiligten Personen eines wichtigen Projektes.

Diese Events sind auch hervorragend geeignet um Teambuilding-Maßnahmen durchzuführen. Denn wo lernt man seine Kollegen besser kennen, als ungezwungen im Team, Seite an Seite um einen Sieg fighten. Überlege also, wie deine Mitarbeiter “ticken” und wie du sie am besten auf ein anstehendes Projekt oder auf das neue Jahr einschweißen kannst.

3. Wähle eine passende Location als Rahmen für dein Event

Um das Jahr mit einem richtigen Knall eröffnen gilt es die richtige Location zu finden. Eine Location, die zu deinem Kick-Off Motto passt. Schau dir an, in welchen Locations andere Firmen ihre Events in der Vergangenheit abgehalten haben und welche neuen Locations eine Möglichkeit darstellen. Welche Locations sind angesagt und welche Möglichkeiten schaffen diese für deinen Kick-Off?

Weitere Fragen können sein:

• bietet diese Location gegebenenfalls die Möglichkeit auch Räume für weitere Meetings?
• sind die Mitarbeiter der Location gewöhnt in einem Event zu arbeiten, so dass diese dir wichtige Aufgaben abnehmen können?
• ist die Technik vor Ort oder muss weiteres Equipment angeschafft werden 

Lass in deine Überlegungen ebenfalls einfließen, ob es sinnvoll ist, deine Veranstaltung für das neue Geschäftsjahr als virtuelles Event für die Teilnehmer zu gestalten.

4. Inhaltspunkte des Kick-Offs

Hier habe ich dir einige Fragen sowie Möglichkeiten zusammengefasst, die du dir bei der Planung deines Kick-Off Events mit den Mitgliedern deines Teams durch den Kopf gehen lassen solltest.

Erschaffe eine Scene of urgency

Nimm deine Mitarbeiter gleich zu Beginn auf eine emotionale Reise mit – das ist der beste Weg sie gemeinsam ins Boot zu holen. Schaffst du es nicht, von Anfang alle Teilnehmenden zu fesseln und auf das Kommende vorzubereiten, plätschert deine Veranstaltung wie ein kleines Bächlein nur so dahin und viel schlimmer.. dein Team erkennt die Dringlichkeit nicht und die Beteiligten verlieren die Motivation.

Mach dein Event zum optischen und akustischen Highlight

Viele Denken bei der Planung eines Events zu sehr an den Inhalt. Fakt ist, dass alles was wir mit unseren Sinnesorganen wahrnehmen Stimmung macht – vor allem unsere Augen und Ohren. Frage dich, was dein Team alles zu sehen bekommt und was deine Projektbeteiligten hören sollten.

Wie kannst du emotionsgeladene Bilder in deiner Präsentation und Location schaffen, die direkt die Emotionen treffen? Wie kannst du Musik und Beschallung so gestalten, dass sie für jeden Einzelnen zum Genuss werden? So wird dein Kick-Off bestimmt ein Erfolg! Es geht immer darum, mit welchem Gefühl deine Teammitglieder am Ende hinausgehen.

Die Präsentation von Zahlen und Fakten

Zahlen, Daten, Fakten (das ZDF Prinzip) dürfen natürlich bei keinem Kick-Off Meeting fehlen und sind eine gute Möglichkeit um deine einzelnen Punkte vor deinem Team zu stärken. Diese Informationen müssen unbedingt in Relevanz mit deinen Projekten stehen und sind im Idealfall emotional in dein Kick-Off mit Stories eingebettet.

Lade externe Vortragsredner ein

Keynotespeaker haben zahlreiche Keynotes im Repertoire, die speziell auf Teambuilding und Engagement ausgerichtet sind. Hier ist es wichtig einen Speaker zu holen, der deine Ziele versteht und bereits Erfahrung hat, dein Team zu einem gemeinsamen Teil zusammenzuschweißen. Besonders geeignet hierfür ist mein Vortrag zum Stadionprinzip: Teambuilding, Motivation und Spaß kommen hier voll auf ihre Kosten.

Fördere Teambuilding durch Gruppenarbeiten

Was gibt es Besseres, als eine gute Zusammenarbeit innerhalb einzelner Arbeitsgruppen durch gemeinsames Arbeiten zu fördern. Lass ein Team beispielsweise gemeinsam die Frage beantworten: “wie kann ich die neuen Ziele in meiner Abteilung umsetzen” und ein anderes Team anschließend als eigene Gruppenpräsentation vorstellen. Das fördert nicht nur das Teamverständnis, sondern steigert auch die Motivation.

Dein Rahmenprogramm soll Emotionen wecken

Auch das Rahmenprogramm sollte perfekt auf das Motto deines Kick-Off Events abgestimmt sein. So bekommst du dein Team in Schwung und deine Veranstaltung bleibt in Erinnerung. Beliebte Bands sind immer ein Highlight.

Damit deine Veranstaltung auch im idealen Rahmen bleibt ist es ganz wichtig, hier einen idealen Moderator zu haben, der elegant und schwungvoll durch dein Event führt. Das sollte keinesfalls dem Zufall überlassen werden… oder dem Schwager des Controllingleiters, der “ganz gerne redet”.

Nimm den Drive aus dem Kick-Off mit in das neue Geschäftsjahr

Lass ein Video von der Veranstaltung erstellen, was Frische und Erneuerung ausstrahlt. Auf die Wand gehängte ausgearbeitete Werte für dein nächstes Projekt oder die Fotostreifen der Event-Fotobox tun das ihrige, damit die Veranstaltung noch lange positiv in Erinnerung bleibt.

5. Kick-Offs der Superlative

2016 durfte ich die Jahres Kick-Off Veranstaltung von Coca-Cola moderieren, als rund 400 Sales Manager auf das neue Jahr eingestimmt wurden. Coca-Cola wäre nicht so erfolgreich, wenn sie nicht auch hier ein super cooles Event gezaubert hätten. Besonders imponierten mir die Teambuilding Aktionen auf die Art eines gemeinsamen Projekts, das ich als Moderator begleiten durfte. Die Teilnehmer wurden in mehrere Teams aufgeteilt und bauten ein ganzes Stadion nach. Ein Projektteam studierte Fangesänge ein, während ein anderes Team einen kompletten Fußballrasen ausrollte. Die Teammitglieder arbeiteten gemeinsam an ihren Aufgaben, um die gemeinsame Zusammenarbeit zu stärken. Zum Schluss gab es mit elf Leuten ein Elfmeterschießen. Mit dabei war Helge Payer, ehemaliger österreichischer National-Torwart. Am Abend wurde noch mit Open End gefeiert.

Das Kick-Off Meeting der Casinos Austria 2016 im Grand Casino Baden gehört zu einer meiner liebsten Veranstaltungen. Zu diesem Event wurde als Gesprächsgast der begehrte Teamchef des Österreichischen Nationalteams Marcel Koller geladen. 2015 wurde Marcel Koller für herausragende Leistungen als Trainer des Jahres in Österreich und der Schweiz ausgezeichnet. Beim Management Kick-Off vor einer kleinen Gruppe von 30 Managern der Casinos Austria Group führte ich mit Marcel ein spannendes Gespräch über Führung, Motivation, das Formen einer Mannschaft und Leistungsdruck. An diesem Beispiel kannst du erkennen, wie extrem wichtig es ist, auch externe Redner und Keynote Speaker ins Programm von Kick-Offs zu holen. Der Mix aus Management-Themen mit Profisport bot für die anwesenden Manager ganz neue Perspektiven.

Ist eine Kick-Off Veranstaltung auch etwas für dich?

Zusammengefasst lässt sich durch Kick-Off Events eine Dynamik erzeugen, die noch lange in Erinnerung bleibt. Das bietet auch eine beliebte Methode das Feuer eines Projektes gleich zu Beginn so richtig zu entfachen. Weitere Teamevent Ideen findest du in diesem Artikel.

Wann Kick-Off Meeting?

Sobald du ein etwas komplexeres Projekt angehst, bietet dir ein Kick-Off Meeting die Möglichkeit gleich von vornherein wichtige Fragen zu beantworten, die dir in weiterer Folge viele Meetings sparen können. An ausgefallenen Ideen für ein Event wird es kaum mangeln.

Gemeinsam zum Erfolg

Es ist jedoch wichtig, dass dein Event 

• deine Firmenphilosophie widerspiegelt
• deine Mannschaft auf Erfolg ausrichtet

Hier können sich Teams neu erfinden, zusammenkommen und auch zusammenbleiben

Last but not least – Spaß machen darf es auch und das Essen sollte gut sein. Und wenn dann noch eine beliebte Band das Abendprogramm würzt, kann nichts mehr schief gehen.

Mit meiner mehr als zehnjährigen Erfahrung als Moderator und Keynotespeaker helfe ich dir gerne als Partner in der Eventplanung. Welche offenen Fragen hast du für dein nächstes Kick-Off Event? Was waren die coolsten Kick-Off Veranstaltungen, die du bisher erlebt hast? Schreib mir deine Antwort gerne in einem Kommentar!