Das goldene Dutzend an Videokonferenz Tipps, mit denen du jedes Videomeeting gewinnst!

Bevor wir gleich in die 12 besten Videokonferenz Tipps starten, sollten wir noch einen Blick zurück wagen… in die Zeit, bevor Videokonferenzen zum Alltag gehörten. Wir sprechen von einer Zeit, in der alle Mitarbeiter noch gemeinsam in einem Raum sitzen und dabei alles essentielle Face-to-Face im Konferenzraum besprechen. Die technische Ausstattung bestand aus einem Diaprojektor und einer Leinwand. Viele Kollegen müssen dabei aus entfernten Standorten angereist kommen. Heute sieht das, nicht zuletzt durch eine enorme Beschleunigung 2020, deutlich anders aus… 

Die Welt kommt in den eigenen vier Wänden zusammen

Meetings im digitalen Zeitalter sehen daher natürlich komplett anders aus. Durch die Veränderung der allgemeinen Arbeitsstrukturen, durch immer bessere technische Möglichkeiten, hat sich die Meetingkultur in Unternehmen grundlegend verändert. Dazu kommt: immer mehr Mitarbeiter arbeiten von zu Hause, das Home Office ist somit zum festen Bestandteil der Arbeit geworden ist. Dies hat zur Folge, dass Videokonferenzen aus dem Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind.

Deine Videokonferenz soll gut vorbereitet sein

Da Konferenzen auch eine Art Aushängeschild des Unternehmens sind, reicht es jedoch nicht, die Vorbereitung auf “Computer an, Kamera an, Mikro an“ zu beschränken. In diesem Beitrag bekommst Du zahlreiche Tipps, auf was du bei Vorbereitung und Durchführung einer Videokonferenz achten solltest, damit die digitale Konferenz ein Erfolg für dein Unternehmen wird.

Einen Tipp will ich dir schon vorab geben:

Jede Videokonferenz muss ein Ziel haben.

Vor dem Meeting – Basics für Videokonferenzen

Die Videokonferenz beginnt mit einer guten Vorbereitung und dazu gehört, dass du dir ein paar ganz grundsätzliche Gedanken machst.

1. Kenne das Ziel deiner Videokonferenz

Jedes Meeting, jede Konferenz hat ein Ziel. Manchmal soll ein neues Produkt vorgestellt, oder die Teilnehmer auf eine neue Unternehmensstrategie eingeschworen werden. Das Ziel definiert den Weg, also die Struktur deiner Videokonferenz. Behalte das Ziel immer im Auge und lasse es wie einen roten Faden durch die ganze Videokonferenz schwingen.

2. Wer ist die Zielgruppe deiner Videokonferenz

Kenne dein Publikum, also die Teilnehmer der Videokonferenz. Passe dein Wording an, sprich in den Worten, die deine Teilnehmer auch nutzen würden. So begegnest du ihnen auf Augenhöhe. Mach dir ein Bild davon, welche emotionale Verbindung die Teilnehmer zu der Thematik deiner Videokommunikation haben. Wie wichtig ist ihnen, das Thema des Meetings? Welche Fragen sollten geklärt werden und wie wichtig ist es, dass die angegebene Zeit eingehalten wird? Erfolgreich Netzwerken ist ein weiterer Tipp, wie du deiner Zielgruppe näher kommst.

3. Ein schlüssiges Konzept

Zu einer guten Vorbereitung und erstklassigen Kommunikation in deinen Videokonferenzen gehört auch das Erstellen einer schlüssigen Struktur. Die Teilnehmer von Videokonferenzen sollten einen roten Faden erkennen können. 

Ganz simpel kannst du eine Struktur unterteilen in 

• Einleitung: Stelle klar worum es geht, erkläre die Regeln und gib zudem einen zeitlichen Rahmen vor
• Hauptteil: Hier sollten die von dir vorab ausgearbeiteten Themen möglichst nacheinander abgearbeitet werden. Damit deine Punkte bei den teilnehmenden Personen Gehör finden lohnt es sich, viele Stories und Beispiele parat zu haben… außerdem wirken Zahlen, Daten und Fakten oft Wunder.
• Schluss: Zusammenfassung des gerade gemeinsam erreichten. Zudem gilt es hier einen möglichst prägnanten Call-to-Action zu finden, um die Teilnehmer möglichst auch noch nach den Meetings zum handeln zu bewegen.

Zu einem Konzept gehört auch, dass du die Zeit im Auge behältst und den Teilnehmern ausreichend Möglichkeiten gibst, Fragen zu stellen. Mache dir daher auch Gedanken darüber, ob du einen externen Moderator mit der Moderation beauftragst – das wirkt nicht nur professionell sondern gibt dir auch die Möglichkeit, dich auf die wesentlichen Dinge und Personen in deinem virtuellen Raum zu konzentrieren.

4. Regeln deiner Webkonferenz

Lasse die Konferenz nicht “regellos” laufen. Das erspart dir Ärger und Nerven. Stelle allgemeine Regel auf, an die sich deine Teilnehmer zu halten haben und kommuniziere sie vorab. Du kannst die wichtigsten Regeln zB schon vorab zusammen mit dem Einladungslink versenden. Die Regeln sollten beispielsweise allgemeine Umgangsformen beinhalten und könnten wir folgt aussehen:

a) Bitte haltet euch auch bei Videokonferenzen an eure gewohnt guten Umgangsformen 

b) Um die jeweiligen Speaker noch besser zu unterstützen, bitten wir euch die Kameras während des Meetings an zu lassen

c) Damit jeder Teilnehmer das beste Erlebnis aus diesem Meeting mitnimmt bitten wir euch darauf zu achten, am besten das eigene Mikrofon stumm zu schalten, solltest du nicht gerade selbst sprechen

d) Damit wir das Meeting schnell und effizient für alle teilnehmenden Personen abwickeln können hat die Erfahrung gezeigt, dass es am besten ist, andere Apps und Programme während des Meetings zu schließen oder in den Hintergrund zu verschieben.

Während der Konferenz

Auch während der Konferenz gibt es einige Tipps, die du beachten solltest, insbesondere wenn du derjenige bist, der die Konferenz leitet oder der Hauptspeaker bist.

5. Direkt in die Kamera blicken – worauf dein Fokus gerichtet sein sollte

Vielleicht nimmst auch du mit deinem Laptop an der Konferenz teil. Dann achte darauf, dass du direkt in die Kamera, also in die Linse sprichst. Der Bildschirm, auf dem du die übrigen Teilnehmer siehst, ist NICHT die Linse. Schaust du nur auf den Bildschirm, verfälscht das den Eindruck und im schlechtesten Fall schauen dir die Teilnehmer auf Stirn und Haare. 

Die Kamera, also die Linse sollte auf einer Linie mit deinen Augen sein. Das ist ein wenig gewöhnungsbedürftig, weil man dazu neigt, wie oben schon erwähnt, auf den Bildschirm zu schauen, da dort die bewegten Bilder deiner Teilnehmer sind. 

Mein spezieller Tipp: bocke den Laptop auf, bzw. stelle ihn auf ein Gestell. Du hast kein Gestell zu Hand. Keine Angst, ein paar Bücher oder Päckchen Fotokopierpapier tun es auch. Bei vielen Teilnehmern auf der anderen Seite des Laptops wähle zur besseren Ansicht die Galerieansicht.

6. Körpersprache

Auch wenn der Körper nur teilweise zu sehen ist, achte auf den Kameraausschnitt. Menschen, die mit “Händen und Füßen reden”, sollten bei Ihrer nonverbalen Kommunikation darauf achten, dass die Gesten auch im Bildausschnitt sind. In diesem Fall lieber eine gewisse Distanz zum Laptop einhalten. Technisch Versierte greifen gerne auf eine externe Kamera zurück. Dazu komme ich aber später noch.

Wenn du jemand bist, der gerne mit beiden Händen gleichzeitig gestikuliert, trainiere dir bitte an, dass du zumeist nur eine Hand nutzt. Für deine Gesprächspartner wirkst du sonst einfach zu unruhig und dir geht Aufmerksamkeit verloren. Schön ist es natürlich auch, wenn du auf Utensilien wie Sonnenbrille oder eine Kappe bei einem digitalen Treffen verzichtest. Die Teilnehmer werden dich lieben, wenn sie dir in die Augen sehen können und du ihnen ein Lächeln schenkst.

Überlege dir auch, wobei du dich wohler fühlst. Ob du lieber beim Meeting stehst oder sitzt. Beachte dabei wieder den vorherigen Punkt: die Linse sollte auf Augenhöhe sein. Passe somit die Höhe deines Computers an. Unnötig zu erwähnen, dass deine Gesprächspartner kaum nur die obersten Knöpfe deines Hemdes sehen wollen. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen, dass im Regelfall beim Meeting gesessen wird.

Achte gerade bei einer sitzenden Position darauf, dass du nicht wie ein Schluck Wasser in der Kurve sitzt. Das Zauberwort hierbei lautet : Körperspannung. Auch, wenn es “nur” eine virtuelle Bühne ist, hilft es die eigene Bühnenpräsenz zu verbessern.

7. Stimme

Lege Wert auf ein gutes Mikro. Deine Stimme sollte klar, gut verständlich und gut hörbar sein. In einem vergangenen Beitrag über Stimmtraining habe ich bereits einmal über die interne und externe Stimme erzählt. Die externe Stimme ist die Stimme, die projiziert wird, wenn du mit einem Dritten sprichst. Hältst du in der Videokonferenz einen längeren Vortrag, besteht die Gefahr, dass du in die interne Stimme verfällst.

Denke immer daran, es sitzen dir, wenn auch nur digital, Menschen gegenüber. Trainiere deine Stimme, die Geschwindigkeit und die Lautstärke, in der du sprichst.

Verzerrte Worte, ein Rauschen, Doppelhall aufgrund eines defekten Mikros machen es deinen Zuhörern schwer, aufmerksam zu bleiben.

8. Hintergrund

Der Hintergrund, ein wahres Eldorado für Entdeckungen. Ich habe schon fast alles gesehen. Hintergründe mit einem Berg voller schmutziger Wäsche, Hintergründe, die dem Zuschauer eine ganze Bibliothek oder Fotos der kompletten Familie einschließlich Ahnengalerie präsentierten. Letztens war der Hintergrund so überleuchtet, dass es aussah, als ob mein Gegenüber direkt im Zeugenschutzprogramm befragt wurde. Die Beleuchtung muss ausgewogen und auf dein Gesicht gerichtet sein.

Wenn dein echter Hintergrund nicht ideal ist, greife auf virtuelle Hintergründe zurück. Mein Tipp. alles vermeiden, was ablenkt. Wenn du Filter verwenden willst, um deinen Eindruck zu optimieren, probe die Videokonferenz vorher. Stell dir vor, du hinterlässt bei deinen Zuschauern einen Eindruck wie der Teilnehmer einer Videokonferenz in folgendem YouTube Video. Eins ist sicher, diese Webkonferenz wird keiner so schnell vergessen. Eine erfolgreiche Besprechung kannst du jedoch dann auch vergessen.

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Technik

Für die ab-und-an Videokonferenz mit Abteilungskollegen mag die normale PC-Technik ausreichen. Wenn du jedoch einen professionellen Eindruck in Meetings hinterlassen möchtest, sollte das Bild, Beleuchtung und der Ton bestens sein. Ich habe eigens für die Technik eine Equipmentliste zusammengestellt, die dir weiterhelfen kann. Du kannst Sie auch gerne direkt hier downloaden.

9. Kamera

Die meisten PCs haben einen technischen guten Standard in Bezug auf die Kamera. Sie verfügen über gute bis teils exzellente Kameras mit einer hohen Auflösung. Für ein besonders gutes Video macht es durchaus Sinn, eine separate Webcam zu verwenden. Einige wenige nutzen bei ihren digitalen Videokonferenzen eine Spiegelreflexkamera als Webcam. Das ist schon fast technischer Luxus und das Non plus Ultra. Auch hierzu findest du in meiner Equipmentliste Tipps, auf was du bei einer guten Kamera achten solltest.

10. Licht

Wichtiger fast als die Kamera, ist eine gute Beleuchtung. Verwende dabei zB ein Ringlicht. Das taucht die Umgebung und natürlich auch dich, wenn du sprichst, in ein besonders weiches Licht. Hinzu kommt, dass bei Verwendung eines Ringlichtes eine Person gut ausgeleuchtet ist, keine harten Schatten im Gesicht zu finden sind und sie deutlich und klar zu sehen ist. Deine Teilnehmer freuen sich, wenn sie ein gutes Bild von dir zu sehen bekommen und dich nicht nur erahnen. Die Kombination: gute Kamera und gutes Licht verschaffen dir schon einige Pluspunkte.

11. Mikrofon

Eines meiner wichtigsten Videokonferenz Tipps, wenn nicht sogar der allerwichtigste Punkt: investiere in ein gutes Mikrofon. Der Ton muss einwandfrei sein. Ein schlechtes Sehen, weil die Kamera mittelmäßig ist, ist verzeihbar. Es geht um Informationen und die müssen hörbar sein. Investiere in ein gutes Headset oder in ein USB Mikrofon. Beides kannst du ebenso gut verwenden, wenn du im Home Office arbeitest. Auch hier gilt wieder: alles vermeiden, was stört. Hintergrundgeräusche, wie das Staubsaugen, sollte nicht während einer Videokonferenz zu hören sein.

12. Hintergrund

Zum Thema Hintergrund gehört auch, dass du dir einen kleinen, oder wenn Platz ist, gerne auch einen grösseren Arbeitsplatz für Videokonferenzen einrichtest. Der Optimalfall ist es natürlich, wenn du ein richtiges Arbeitszimmer mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch und Schreibtischstuhl hast. Sollte dies nicht der Fall sein und du hast dir eine kleine Ecke in deinem Schlafzimmer eingerichtet, dann beachte meinen Tipp: investiere in einen virtuellen Hintergrund, damit du in Meetings ein schönes Bild deinen Gesprächspartnern präsentierst.

Welche Tech-Utensilien sollten am besten zuerst für deine online Videokonferenzen angeschafft werden?

Investiere zuerst in ein gutes Mikrofon , dann in ein vernünftiges Licht, welches dich und den Raum gut ausleuchtet. Das sind die ersten Schritte auf dem Weg Richtung einer professionellen Webkonferenz. Mit der Zeit werden noch weitere technische Accessoires dazu kommen. 

Was sind die nächsten Schritte?

Du hast jetzt sicherlich eine gute Vorstellung davon, was machbar ist und was du lieber sein lassen solltest. Je öfter du an einer Videokonferenz teilnimmst oder du selber eine Videokonferenz veranstaltest, desto geübter wirst du werden. Trainiere es in eine Kamera zu sprechen. Probiere verschiedene Hintergründe aus, beherzige den ein oder anderen Tipp von mir und deine Gesprächspartner werden begeistert sein.

Nimm gerne Kontakt auf per Telefon oder e-mail

Für eine professionelle Unterstützung bei deiner nächsten Videokonferenz, die du vorbereiten sollst, unterstütze ich dich gerne. Kontaktiere mich einfach per e Mail und wir bringen gemeinsam deine Kommunikation bei online Videokonferenzen auf das nächste Level. Hinterlasse mir auch gerne einen Kommentar, welchen der Tipps du für deine nächste Videokonferenz gleich umsetzen willst und zu welchem Thema du dir noch einen Blogpost wünscht.