Das Hybrid Event – wie du deine Teilnehmer virtuell begeisterst

In meinem heutigen Beitrag möchte ich dir von meinen ersten Teilnahmen an einem Hybrid Event erzählen. Du ahnst es vielleicht bereits: Durch die aktuelle Situation wird es auch in der Veranstaltungs- und Kongressbranche zu tiefgreifenden Änderungen kommen. Digitale Plattformen und Techniken müssen weiterentwickelt werden, um das aktuell gesellschaftlich geforderte “Social distancing” zu berücksichtigen.

Der Event-Markt, wie wir ihn bislang kennen, wurde geprägt durch Hallen füllende Live-Seminare, die von Keynote-Speakern oder Motivationstrainern zum Teil vor mehr als 1.000 Teilnehmenden abgehalten wurden. Diese Veranstaltungen wurden lediglich begrenzt durch die natürliche Größe der Veranstaltungsorte, Personal-Kapazitäten und durch zeitliche Aspekte.

Dank sich weiter entwickelnder Technik werden bereits heute Online-Seminare und Veranstaltungen via Plattformen wie Zoom vor ebenfalls immer größer werdenden Teilnehmerzahlen abgehalten.

Das Format hybrider Events schließt die Lücke zwischen einer Offline- und Online-Präsentation und kombinieren aus beiden Varianten eine zukunftsweisende Perspektive.

Hybride Events: Eine Symbiose aus Offline- und Online-Veranstaltung

Hybride Events können auf unterschiedliche Art und Weise abgehalten werden. Grundsätzlich gilt, dass es auf jeden Fall ein echtes Event mit bspw. einer Bühne gibt. Dort sind Keynote Speaker bzw. auch der Moderator live vor Ort, wobei auch weitere Vortragende über Video hinzugezogen werden können. Bei virtuellen bzw. hybriden Events kommt hinzu, dass der Sprecher zudem auch vor der Kamera professionell wirken muss. Dennoch darf die eigene Bühnenpräsenz nicht vernachlässigt werden.

Für die Teilnehmenden von hybriden Events können sich verschiedene Möglichkeiten bieten: Wie es momentan der Fall ist, werden die Teilnehmenden ausschließlich von zu Hause oder aus dem Büro mit dabei sein. Jedoch ist es in Zukunft durchaus denkbar, dass Einige live vor Ort und Andere daheim vor dem Bildschirm an einer Veranstaltung teilnehmen – online und offline sozusagen. Das nimmt vor allem bei größeren Events und Kongressen, deren Teilnehmende eine weite Anreise auf sich nehmen, die Reiseverpflichtung weg und kann somit auch Zeit sparen… und ist noch dazu klimaneutral.

Auch für die Veranstalter eines hybriden Events sind zeitliche und örtliche Beschränkungen aufgehoben. Bei Events mit mehreren Trainern, Coaches oder Keynote-Speakern können die Einen höchst präsent auf der Bühne stehen, während ein anderer Redner via digitaler Übertragung aus einem fünf Stunden zeitversetzten Ort mit in die Diskussionsrunde einsteigt.

Vereinfacht kann man sagen: Bei einem hybriden Event haben wir einen ganz realen physischen Ort, wo die Regie sitzt und der Veranstalter auftritt. Gleichzeitig wird das Webinar oder der Kongress von einem interaktiven Publikum online besucht. Diese Kombination aus offline und online eröffnet ganz neue Perspektiven in Hinblick darauf, wie viele Teilnehmer orts- und zeitunabhängig an einer Veranstaltung teilnehmen können.

Meine erste hybride Veranstaltung: PLF Live 2020 von Jeff Walker

Vor einigen Wochen habe ich an einem dreitägigen Event von Jeff Walker teilgenommen.

Veranstaltungen von Jeff Walker sind schon immer technisch erstklassig. Das PLF Live 2020, das erstmals ausschließlich online stattfand, hat den Rahmen dessen gesprengt, was ich bisher erlebt habe. Das Format wurde auf ein neues, bisher nicht erreichtes Niveau gehoben.

“Anwesend” waren circa 2.000 Teilnehmende aus allen erdenklichen Regionen rund um den Globus. Das Publikum war digital vernetzt und live per Video zugeschaltet. Wir, als Teilnehmende eines genialen Webkongresses, saßen in unseren Wohnzimmern oder in unseren Büros. Durch die Event-Live-Regie hatte ich immer das beste Bild auf dem Screen und konnte dem Ablauf bestens folgen. Ein noch beeindruckenderes Bild hatte Jeff Walker selbst. So blickte er vor sich nicht nur in eine Kamera, sondern auch auf zehn große Big Screen TVs mit Videocalls von jeweils mehr als 200 Teilnehmern darauf. Es fühlte sich für mich an, als ob ich mitten in einer Menge begeisterter Teilnehmender eines wirklich erlebten Kongresses saß. Es war mega cool.

Jedoch möchte ich auch vorausschicken, dass dort mit jeglicher erdenklicher technischer Raffinesse gearbeitet wurde. Bereits die Vorbereitung war spitzenmäßig. Einen Tag vorher gab es, wie bei einem Live-Event, eine persönliche Registrierung. Hier wurde ich via Zoom mit einer netten Dame in Myrtle Beach, South Carolina, verbunden. Sie hat mir die Eventplattform erklärt und mir gleich auch gezeigt, wo ich mir mein Workbook runterladen kann. Die ganze Veranstaltung war technisch ausgefeilt und auf höchstem Niveau.

Das nächste Level: Virtual UPW von Tony Robbins

Was Jeff Walker vorgemacht hat, hat Tony Robbins auf ein neues Level gehoben. Ich war die letzten Tage für Tony Robbins als Trainer auf seinem Virtual UPW (Unleash The Power Within) im Einsatz mit fast 23.000 Teilnehmern aus 138 Ländern der Welt. Tony Robbins hat dafür eigens ein Studio für 9 Millionen Dollar geschaffen auf dem er zeitgleich über 3.000 Menschen on Screen sehen kann.

Virtuelle Events mit einer derartigen Teilnehmeranzahl sind aktuell noch Pionierarbeit und wird schon bald eine echte Alternative sein. Auch aus Mitarbeitersicht ist es eine sehr spannende Alternative, weil durch den Chat wesentlich mehr Interaktion mit allen Teilnehmern während eines Seminars möglich ist als wenn jeder auf seinem Platz sitzt. Einzelne Teilnehmer können auch sehr einfach in einzelne Breakout-Rooms gehen um persönliche Betreuung zu bekommen. Natürlich braucht man auch den notwendigen Staff um das alles möglich zu machen. Wenn du selbst dabei sein willst, dann kannst du direkt hier zu Tickets für das Virtual UPW kommen.

Warum ist das hybride Event die Zukunft?

Hybride Events unterscheidet sich in einigen wesentlichen Punkten von einem traditionellen Event.

Die größte Differenz liegt in der unglaublichen Reichweite. Der Eventveranstalter ist weder an physische noch an örtliche oder zeitliche Grenzen gebunden. Die einzelnen Teilnehmenden können von überall auf der Welt an einer Veranstaltung teilnehmen.

Dieser Vorteil bedingt gleichzeitig einen nächsten Pluspunkt. Eine daraus resultierende Kosteneffizienz. Hybride Events optimieren den Return on Investment allein durch mehr Aufmerksamkeit und einer größeren Anzahl möglicher potentieller Kunden. Punktgenau, effizient, viele Menschen online zusammengefasst.

Bei einem einzigen hybriden Event können mehrere örtliche Publikumsveranstaltungen quer durchs Land ersetzt werden. Vorausgesetzt natürlich, dass das Thema das gleiche bleibt.

Wo sind die Grenzen einer hybriden Veranstaltung?

Während hybride Veranstaltungen viele Vorteile mit sich bringen, gibt es doch gewisse Grenzen und somit werden sicher nicht alle Events durch solch ein Format ersetzt werden. Ein Punkt, der bei einer hybriden Veranstaltung zwar durch Kleingruppen simuliert wird, aber sicher nicht ersetzt werden kann, ist der Networking-Faktor. Nichts kann bei einem tollen Kongress ein gemeinsames Abendessen oder wertvolle Gespräche mit spannenden Teilnehmenden und Vortragenden ersetzen. Noch dazu ziehen tolle Events auch oft enorm interessante Menschen aus aller Welt an, für die allein es sich schon lohnt, dorthin zu reisen, um z. B. den nächsten Geschäftspartner oder “Accountability-Buddy” kennenzulernen. Dazu habe ich auch einen spannenden Post zum Thema erfolgreich Netzwerken geschrieben.

Während du inhaltlich natürlich auch online alles aufsaugen kannst, ist dennoch die Live-Atmosphäre und die dazugehörige Energie nicht zu 100 Prozent ersetzbar. Bei PLF Live wurde zwar auch mit Musik gearbeitet, jedoch ist das Erlebnis aus den eigenen Computerboxen durchaus ein anderes, als durch eine große Soundanlage einer Eventhalle. Kurzum: Einer hybridenn Veranstaltung kann man durchaus viel abgewinnen, das Konzept hat seine Berechtigung und Zukunft, aber es hat auch Limits. Ein Musikfestival oder Konzert kann ich mir so nur schwer in diesem Format vorstellen.

Nicht jedes Online-Event ist ein hybride Veranstaltung

Jetzt mag der Ein oder Andere denken: Das ist ja gar nichts Neues. Webinare, die vor einem Publikum online gestreamt werden, gibt es doch schon lange. Facebook Live ist das beste Beispiel dafür. Jeden Tag gehen tausende Coaches vor einem Online-Publikum live.

Der entscheidende Faktor liegt in der genutzten Technologie. Das Format hybrider Events lebt von der Interaktion mit dem Online-Publikum, von der Einbeziehung der einzelnen Teilnehmenden ins Geschehen. Die Zuschauer, die zu Hause sitzen, erleben die Vorstellung genauso wie der Gast, der in der ersten Reihe sitzt. Nur mit mehr Annehmlichkeiten. Keiner muss stundenlang zu einem Veranstaltungsort fahren und sich dort bei mehrtägigen Seminaren ein Hotel nehmen. Sowohl die, die live am Veranstaltungsort teilnehmen, als auch die, die per PC zugeschaltet sind, können mit dem Referenten interagieren und mit den anderen Anwesenden in Kontakt treten.

Du willst eine hybride Veranstaltung auf die Beine stellen? Ich helfe dir!

Durch immer schnellere Internetzugänge und einer immer besser gewordenen Technik wurde die Möglichkeit eines hybriden Events erst geschaffen.

Jeder kann jederzeit 24/7 per Smartphone, Tablet oder PC von zuhause, aus dem Büro oder von unterwegs von der ganzen Welt an einer hybriden Veranstaltung teilnehmen.

Für Veranstalter sind die technischen Voraussetzungen, die geschaffen werden müssen, schwieriger zu erfüllen. Damit eine hybride Veranstaltung annähernd so spitzenmäßig wird, wie ich es beim PLF Live 2020 oder Virtual UPW erleben durfte, muss erstklassiges und bestens geschultes Personal in der Lage sein, Regie zu führen. Kameras und Mikros müssen nicht nur gut, sondern hervorragend sein. Wie das genau funktioniert und worauf hier zu achten ist, kann ich dir gerne in einem persönlichen Gespräch erläutern. Aus meiner langjährigen Event-Erfahrung und technischem Know-How kann ich dich beim Erstellen deines hybriden Events unterstützen.

Fazit

Das Format hybrider Events hat ganz viel Potential, das wir in Zukunft noch viel mehr erleben werden. Es macht durchaus Spaß und Sinn, daheim vor dem Screen ein Event zu erleben ohne jetzt davor vielleicht tagelang irgendwo hinreisen zu müssen. Gleichzeitig wird es echte Face-to-Face-Kommunikation mit Gänsehautatmosphäre und spannenden Gelegenheiten zum Networking wohl nie ganz ersetzen.

Wie stehst du zu hybriden Veranstaltungen? Hast du schonmal an einer hybriden Veranstaltung teilgenommen? In welche Richtung denkst du werden sich Events in Zukunft entwickeln? Wird es bald mehr hybride Events geben?